Инвентаризация — один из тех процессов, который, возможно, не исключает волнения, но безусловно является неотъемлемой частью эффективного управления рестораном. Можно сказать, что это скучный рутинный процесс, но, поверьте, именно благодаря нему можно избежать большинства бед с поставками, контролем финансов, и улучшить управление персоналом.

Для того чтобы сделать инвентаризацию менее утомительной и более эффективной, в ресторане рекомендуется внедрить единую систему учета. Такая система позволит автоматически списывать продукты при их использовании, напоминать о необходимости заказов, и выполнять множество других полезных функций. Примером такой системы может послужить программа для ресторанов iiko. Вы можете зарегистрироваться и опробовать ее функционал в течение первых 14 дней абсолютно бесплатно.

Что подразумевает инвентаризация в ресторане или кафе?

• Ежемесячная инвентаризация: Этот тип инвентаризации включает в себя учет всех товаров, включая продукты, расходные материалы, дезинфицирующие средства и другие хозяйственные товары. Он проводится ежемесячно и помогает вам поддерживать более полное представление о состоянии запасов.
• Еженедельная инвентаризация: Этот вид инвентаризации обычно ограничивается учетом продуктов. Она проводится раз в неделю и помогает поддерживать контроль над состоянием продуктовых запасов.
• Ежедневная инвентаризация: в некоторых случаях, особенно в баре, проводится ежедневная инвентаризация остатков напитков и ингредиентов. Она обычно выполняется при закрытии смены и помогает отслеживать изменения в запасах каждый день.
• Внеплановая инвентаризация: Этот тип инвентаризации может быть спонтанным и непредсказуемым. Это может быть выборочная проверка определенных товаров или полная инвентаризация бара или кухни. Основная идея заключается в неожиданности, которая помогает выявить возможные проблемы с учетом.

 Как провести инвентаризацию в iiko?

• В конце дня после закрытия касс.
• В течении дня, без остановки работы заведения.
• По всем позициям, находящимся на складе.
• По группе товаров.

Чтобы управлять документами инвентаризации в iiko, вы можете воспользоваться разделом Товары и склады → Инвентаризации в меню. Здесь можно просматривать созданные ранее документы инвентаризации за последний месяц, редактировать их, либо создавать новые документы.

Кто проводит инвентаризацию?

• Ошибки в учете: иногда товар поставляется вам в упаковках, но учет ведется в штуках. В результате, при внесении остатков вы указываете количество в штуках, в то время как в системе учета эта позиция зарегистрирована в упаковках. Эти ошибки могут серьезно повлиять на точность вашего учета.
• Дублирующиеся позиции: Иногда у вас могут быть позиции, которые по сути одинаковы, но оформлены по-разному. Например, "вишня замороженная" и "замороженная вишня". Эти дубликаты могут вызвать путаницу в учете и влиять на вашу прибыль.
• Несоблюдение рецептов: Повара и бармены иногда могут не следовать рецептам, это может привести к увеличению себестоимости блюд и напитков, что в свою очередь скажется на вашей прибыли.
• Избыточные запасы: Хранение излишних запасов товаров может привести к замораживанию средств в товарах, которые могли бы быть лучше использованы в других областях бизнеса. Слишком большие остатки также могут влиять на маржинальную прибыль.
• Разница в подсчетах: Если у вас постоянно наблюдается разница между реальными и учетными остатками для одной и той же позиции, это может быть признаком проблемы в учете.
• Воровство: Инвентаризация может выявить случаи воровства. Тщательный контроль и регулярная инвентаризация могут помочь выявить несоответствия в остатках.
• Возможности для лояльности: Инвентаризация может выявить возможности для увеличения лояльности клиентов. Например, в хороших кофейнях бариста могут использовать оставшееся взбитое молоко для приготовления дополнительных напитков и порадовать посетителей. Это может способствовать улучшению репутации вашего заведения и увеличению лояльности клиентов.

Борьба с нечестными практиками

 Один из распространенных способов нечестного поведения персонала в ресторане - использование одного и того же стола для множества заказов, особенно популярных позиций. Например, в кофейне это может быть эспрессо, а в баре - лагер. Процесс обычно выглядит следующим образом: после оформления заказа, гость получает пречек, но стол не закрывается, а просто отменяется. При следующем заказе, не создается новый стол, а просто повторно распечатывается пречек. Это позволяет на одном столе провести несколько заказов. Научите персонал закрывать столы после каждого заказа, чтобы предотвратить это мошенничество.

 Эффективное управление запасами в ресторане является неотъемлемой частью успешного бизнеса, которая может существенно повлиять на его финансовую эффективность. Правильный контроль над запасами не только помогает предотвратить излишние затраты, но также напрямую влияет на общий доход ресторана. Учет продуктов на складе помогает избежать избыточных закупок, снижает потери из-за порчи запасов и обеспечивает рациональное использование приобретенной продукции. Это также обеспечивает контроль над наличием товаров на складе, что позволяет планировать поставки с учетом реальных потребностей и без излишних расходов.

Однако важно понимать, что следить за запасами на складе нужно не только во время проведения инвентаризации. Для эффективного контроля за запасами в ресторане полезно использовать специальные системы учета, такие как iiko. С их помощью можно следить за всеми аспектами управления запасами в реальном времени.

 

Как облачная система автоматизации iiko помогает в управлении запасами?

Моментальный доступ к остаткам на складе: Пользователи системы могут легко проверить количество каждого ингредиента или товара на складе. Это можно сделать как по категориям продуктов, так и по цехам приготовления, а также по различным складам, если у ресторана их несколько.

Удобная навигация: Система предоставляет удобные фильтры и навигацию, что позволяет быстро находить необходимые продукты, анализировать остатки по категориям товаров и отслеживать запасы на конкретных складах.

Эффективное управление запасами с использованием iiko позволяет ресторанному бизнесу быть гибким и реагировать на изменения в реальном времени, уменьшая потери и повышая оперативность в принятии решений.

 Отчет по движению продукции

Советы для начинающих рестораторов

1.  Планируйте инвентаризацию регулярно. Установите четкое расписание и назначьте ответственных сотрудников, которые будут проводить инвентаризацию. Научите свой персонал правильно регистрировать товарные поставки в системе учета, если эта функция не входит в обязанности бухгалтера.
2. Удостоверьтесь, что все технологические карты, включая те, которые касаются заготовок, внесены в систему учета. Это важно для того, чтобы правильно отслеживать состав продукции и ингредиентов
3. Имейте в виду, что инвентаризация — это непрерывный процесс. Не достаточно просто провести инвентаризацию один раз, и забыть об этом. Результаты инвентаризации должны регулярно анализироваться и служить основой для корректировок и улучшений.
4. Для облегчения инвентаризации как в небольших, так и в крупных ресторанах, рассмотрите возможность внедрения системы автоматизации управления рестораном, например: iiko, Quick Resto, Fusion pos, Сбис Presto, R-keeper lite это ТОП программ для кафе и ресторанов. Современные программные решения предоставляют гибкий функционал для складского учета, позволяя вам видеть реальные остатки на складе в любой момент времени. Это может значительно упростить процесс инвентаризации и повысить эффективность управления вашим рестораном.